AREA GESTIONALE

Nuova Adesione

Nel caso in cui l’Associazione abbia bisogno di inserire manualmente una nuova anagrafica o di far aderire una anagrafica ad una nuova campagna dovrà fare così:

  • Se l’Associazione ha deciso di inserire una nuova anagrafica:
    Area gestionale – Soci & Tesserati –  Nuova Adesione – cliccare su Nuova Anagrafica. Assicuratevi di avere il Codice fiscale ed i dati: Nome, Cognome, Luogo e data di nascita, sesso, email, indirizzo, città codice postale, provincia
  • Se l’Associazione ha deciso di far aderire un socio ad una campagna attiva:
    Area gestionale – Soci & Tesserati –  Nuova Adesione – cliccare su Seleziona
Al termine di entrambe le procedure vi verrà richiesto di Stampare i moduli di adesione con la Privacy ed i Regolamenti da far firmare al Socio. 

Campagna di adesione

Come si crea una campagna di tesseramento? 

Prima di creare una Campagna di Adesione ti consigliamo di controllare Privacy e Regolamenti e nel caso in Associazione ci siano tipi di socio diversi ,dal Socio Ordinario e dal Tesserato, devi entrare in Tipologie soci per aggiungerli. 
Fatto questo controllo puoi andare su Campagna di adesione nell’area gestionale e clicca su CREA NUOVA CAMPAGNA.
Cliccando sul tasto “Crea nuova campagna” puoi realizzare il tesseramento digitale per la tua Associazione e ti verranno richieste queste informazioni:

A) NOME: qui puoi inserire il nome della richiesta di tesseramento per la quale vuoi ricevere adesioni online (ad esempio: “Tesseramento anno 2019”, “Iscrizione soci ordinari”, “Adesione soci anno 1990” ). Chi farà la richiesta potrà scegliere per quale campagna iscriversi durante il processo di tesseramento, mentre l’Associazione potrà scegliere nel Pannello di controllo quale campagna visualizzare per vedere le adesioni ricevute.

B) DESCRIZIONE:
Descrivere la campagna è un ottimo modo per far conoscere lo scopo sociale ai nuovi arrivati o ricordarlo al momento del rinnovo.

C) VALIDA DAL – VALIDA FINO: Per la data di partenza della campagna è possibile inserire anche una data precedente a quella del giorno in cui viene creata la campagna.

D) PREZZO MINIMO QUOTE DA STATUTO: Attenzione! Tutte le tipologie di soci (Fondatori, Onorari) devono pagare la medesima quota sociale minima.  Se da statuto sono previste altre categorie di soci, con contributi maggiori, è possibile prevederlo come spiegato al punto di seguito G.

E) DOCUMENTI: Se barri la casella del documento deciderete che: per quella campagna quel documento è NECESSARIO ai fini della validità della richiesta di tesseramento. Si attiverà in questo modo un controllo che potrete fare in ogni momento nell’area delle richieste sullo stato del documento stesso. Tra i documenti previsti ci sono: Certificato medico agonistico, Certificato medico non agonistico, Documento di identità del tutore (per i minorenni), Carta d’identità/Passaporto, Documento aggiuntivo (per lasciarvi la possibilità di scegliere un documento che non è tra quelli previsti).

F) METODO DI PAGAMENTO: Puoi scegliere se incassare la quota online direttamente sul tuo account Stripe oppure in contanti/bonifico. Per attivare il pagamento online tramite Socyza devi andare in impostazioni e registrare un account Stripe come spiegato nel paragrafo conto e incassi.

G) QUOTE ADESIONE: In questa fase puoi distinguere le quote di adesione in base ai tipi di socio previsti nello statuto, per questo motivo se nella Associazione avete tipologie diverse dal Socio Ordinario devi creare precedentemente le tipologie di socio. Se hai inserito le tipologie di socio o hai soltanto il Socio Ordinario clicca su “Quota” – selezionate il Tipo di socio – inserite l’importo della quota – conferma

H) ATTIVAZIONE CAMPAGNA: Socyza ti dà la possibilità di decidere fin da subito come usare la campagna appena creata. Puoi scegliere se Attivare subito o successivamente, se renderla pubblica o privata

Attiva: la campagna è utilizzabile dagli amministratori dell’area gestionale.
Si può inserire manualmente nuove adesioni o renderla pubblica per avere il tesseramento digitale aperto sul profilo dell’Associazione.
Come si Attiva una campagna: entra nell’area gestionale – campagna di adesione – clicca su “disattiva” (rosso) e aspetta che diventi “attiva” (verde)

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Disattiva: la campagna non è utilizzabile dagli amministratori neppure in privato nell’area gestionale.
Come si Disattiva una campagna: entra nell’area gestionale – campagna di adesione – clicca su “attiva” (verde) e aspetta che diventi “disattiva” (rosso)

Pubblica: la campagna sarà pubblicata e accessibile dai soci o dagli utenti Socyza all’interno della richiesta di tesseramento per le campagne attive.

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Privata: la campagna non sarà presente tra le campagne di tesseremento, nel caso fosse l’unica comparirà la scritta “Nessuna campagna attiva al momento”. Resterà accessibile soltanto agli amministratori e comunque solo in caso essa sia attiva.

Cliccando su “Vai a richieste” entri nella gestione della campagna di tesseramento e in questa sezione troverai le richieste di adesione per le campagne.
Come puoi vedere nella 
immagine troverai in questo ordine:

  • Nominativo: cliccando sul nome e cognome del soggetto che ha richiesto di diventare socio entrerete nella Scheda anagrafica membro
  • Codice fiscale: deve essere inserito a mano dall’utente durante l’iscrizione
  • Tipo socio: scelto dall’utente in base ai tipi previsti dalla campagna
  • Stato: si riferisce alla azione che deve essere fatta o è stata fatta e sarà in questo ordine: Da Approvare – Approvato – Rifiutato – Cancellato – CartaRilasciata/Completato. 
  • Codice della tessera: che dovrete inserire a mano riportando il numero della tessera che assegnate a quel socio o tesserato.
  • Stato del pagamento:  Socyza distingue tra
    Da pagare: pagamento in contanti scelto dal socio o unica possibilità previsto dovrà pagare in contanti o tramite bonifico.
    Pagato: per il pagamento online, ovviamente questo verrà effettuato soltanto dopo l’accettazione da parte dell’amministratore del gestionale.
  • Stato documenti: permette alla Associazione di ricordare e richiedere il documento, imprescindibile al fine dell’accettazione (ad esempio il certificato medico), all’utente che sta effettuando la richiesta di tesseramento. Una volta inviata la richiesta consente all’Associazione e al socio di avere un alert per la consegna o la scadenza del documento.
    Icona Rossa: il documento richiesto al fine dell’iscrizione non è ancora stato consegnato e inserita nella Scheda anagrafica membro
    Icona Verde: il documento richiesto nella campagna di tesseramento è stato consegnato
  • Azioni: Accetta – Rifiuta – Assegna tessera – Ristampa modulo adesione


Anagrafica e Libro soci

Questa funzione è fondamentale. Le Associazioni che non caricano su Socyza le proprie anagrafiche, attive o meno, non riescono a percepire il vero valore del gestionale/piattaforma. Per questo motivo abbiamo messo a disposizione delle Associazioni un numero di telefono e una email da contattare per avere supporto: 3388820457 // helpassociazioni@socyza.com

Per importare le anagrafiche della tua Associazione devi andare nell’Area gestionale:

  • Soci & Tesserati  
  • Anagrafica e Libro soci 
  • cliccare su “Importa anagrafiche e adesioni” 
  • “Scarica template” 
  • Aprire il file scaricato 
  • Quando lo apri la prima volta premi su SI
  • Riempi le celle copiando e inserisci i datiCognome – Nome – Sesso – Codice Fiscale – Comune di nascita – Data di nascita – email – Prefisso internazionale telefonico – Numero di telefono – Indirizzo di residenza – Città di residenza – CAP – Provincia – Informazioni aggiuntive indirizzo. 

Se avrai creato una Campagna di Adesione potrai utilizzare le celle successive per collegare il socio tesserato digitale all’anagrafica (fino ad un massimo di 2 campagne per socio), in questo modo:

  • Campagna 1: numero della Campagna
  • Tipo Socio 1: codice della tipologia di socio
  • Numero Tessera 1: numero della tessera del socio 
  • Campagna 2: numero seconda Campagna attiva per lo stesso socio 
  • Tipo Socio 2:  codice socio seconda campagna
  • Numero Tessera 2: numero della tessera della seconda campagna
A questo punto non ti resta altro che inviare a tutti una comunicazione per dirgli che la vostra Associazione è su Socyza!

Tipologie soci

Lo statuto può prevedere varie figure di soci: ordinari, fondatori, onorari, sostenitori, benemeriti, attivi … Resta comunque inteso che fra gli aderenti all’Associazione esiste parità di diritti e doveri. 

Socyza prevede soltanto due figure predefinite:

  • Socio ordinario: è colui che partecipa a pieno titolo alle attività dell’associazione. Questa tipologia di socio può avere requisiti diversi a seconda dello statuto. Modifica questa descrizione per ricordare eventuali requisiti o vincoli previsti nello statuto o nel regolamento.
  • Tesserato: Il Tesserato o Iscritto è tipicamente colui che chiede di aderire all’associazione per partecipare alle attività senza per questo partecipare alla vita associativa vera e propria. (Verifica il tuo statuto e modifica questa descrizione in coerenza con quanto previsto).

Se oltre al Socio Ordinario l’Associazione ha altri tipi di socio può inserirli nell’area gestionale:

  • Soci & Tesserati 
  • Tipologie soci 
  • clicca su “Aggiungi tipo Socio

Puoi dare un nome al tipo di socio, una descrizione e attivarlo o disattivarlo in ogni momento. Ricorda di controllare lo Statuto per essere allineato con i tipi di socio, le quote, diritti e doveri.

Privacy e Regolamenti

Un disclaimer è una dichiarazione di esclusione di responsabilità; un modulo nel quale vengono indicati in modo chiaro e conciso i diritti e gli obblighi tra i soggetti coinvolti in una relazione legalmente riconosciuta.

Socyza in questa sezione fornisce dei modelli standard per tutte le Associazioni in tema di privacy e trattamento dei dati come previsti dal GDPR, agli articoli 13 e 14.

Nello spazio Privacy e Regolamenti Socyza ti mette a disposizione 7 documenti, divisi in moduli, per rendere il tesseramento digitale a norma di legge: 

  • Approvazione Statuto
  • Informativa della privacy
  • Trattamento dati

Controlla che siano adatti anche alle vostre esigenze perché, ovviamente, puoi  integrarlo inserendo uno o più moduli riferiti al vostro statuto o regolamento: 

  • Area gestionale 
  • Privacy e Regolamenti 
  • clicca su “Aggiungi Disclaimer” oppure apporta le Modifiche ad uno dei moduli che trovi. 
Per info o suggerimenti puoi scrivere in Chat o inviare una domanda alla Dottoressa Morlacchi.

Incassi e Vendite

In questa sezione dell’area gestionale trovi la lista di tutti i pagamenti ricevuti sul tuo conto Stripe. Puoi vedere gli incassi delle quote sociali oppure dei prodotti e servizi della pagina: corsi, eventi, prodotti.

Puoi cliccare sul nome della cella per ordinarli in ordine crescente o decrescente:
Descrizione: quota sociale del tesseramento – numero ordine – rimborso
– Importo: l’importo del pagamento effettuato dal membro
– Canale: carta di credito – contante (solo per le quote)
– Stato: Riuscito – RImborsato
– Tipo: Entrata – Rimborso
– Data: quando è stato effettuato il pagamento

In questo spazio puoi controllare lo stato dei Prodotti e Servizi che hai pubblicato sulla pagina della Associazione; è l’interfaccia privata della Associazione per tenere tutto sotto controllo. 
Puoi cliccare sul nome della cella per ordinarli come preferisci:

Clicca sul tasto blu “Stato di vendita” per selezionare gli oggetti in base agli utenti che possono pagare: membri attivi nell’anno in corso – tutti i membri della associazione – non vendibile.

 

Controlla e gestisci da qui lo stato dei Prodotti e Servizi che hai pubblicato sulla pagina della Associazione.

Clicca sul tasto blu “Stato ordine” per selezionare controllare solo gli ordini di una di quella categoria.

  •  Codice ordine: il numero del codice dell’ordine
  •  Numero oggetti: la quantità di oggetti acquistati
  •  Totale pagato: il totale incassato dalla Associazione
  • ID Transazione: codice unico per il riconoscimento da parte del gestionale
  • Utente: utente della piattaforma, non membro della Associazione (non ancora attivo)
  • Membro: socio, associato, anagrafe inserita dalla Associazione
  • Stato: stato dell’ordine (da consegnare, consegnato, cancellato)
  •  Note: inserite durante l’acquisto o dalla Associazione dopo l’ordine
  • Azioni: ad oggi c’è solamente la possibilità di inserire una nota

Impostazioni

Se non hai il “piano standard” e vuoi aggiungere un Amministratore o Staff* nell’area gestionale segui il procedimento: 

  • Area gestionale
  • Impostazioni
  • Utente e Ruoli
  • clicca su “Aggiungi Amministratore/Staff

Il numero massimo di Amministratori varia dal piano di abbonamento sottoscritto dalla Associazione.
NB: per selezionare un utente da aggiungere nel ruolo di Amministratore o Staff devi conoscere la email con cui si è registrato su Socyza.

*Ad oggi non ci sono differenze tra i ruoli di Amministratore e Staff, nelle prossime versioni rilasceremo due tipi di distinti tra chi è o meno rappresentante legale.

Registrando il tuo conto di accredito Stripe su Socyza potrai procedere subito al pagamento online tramite carta per i tuoi tesserati in modo da:

  • incassare immediatamente le quote di adesione;
  • vendere corsi;
  • vendere prodotti;
  • vendere ingressi a cene o eventi sociali. 

Agli incassi digitali verrà applicata una commissione dell’ 1% da parte di Socyza, oltre a quella applicata dal gateway di pagamento Stripe (1,4% + 0,25€) per gli incassi superiori a 5 euro. 

Potrete chiedere uno sconto in qualità di ente no profit a Stripe durante la registrazione.

Per ricevere la fattura da Socyza devi compilare i campi richiesti: 

  • Area gestionale
  • Impostazioni
  • Abbonamento Socyza
  • cliccare su “Vai alle Informazioni di Contatto e Fatturazione della mia Associazione” ed inserire: Ragione sociale – Codice Fiscale – Partita IVA – PEC – Codice SDI

Scegli il piano di sottoscrizione più adatto alla tua Associazione, qui puoi trovare tutte le informazioni: https://www.socyza.com/prezzi/

In qualsiasi momento in questa area potrai:

  • Disdire l’abbonamento; oppure
  • Cambiare piano

PAGINA ASSOCIAZIONE

Modifica Pagina

La pagina della Associazione su Socyza è stata studiata per diventare la SEDE DIGITALE dove poter digitalizzare i processi, la gestione e gli incassi. L’obiettivo è di dare a tutte le Associazioni uno strumento per
risparmiare il tempo e denaro nella burocrazie e spenderli nello scopo sociale!

Qui gli amministratori possono gestire le anagrafiche, il libro soci, gli incassi digitali, le comunicazioni. Gli associati e gli utenti possono fare il tesseramento, pagare le quote sociali, trovare tutte le informazioni, le comunicazioni (con file PDF allegati), acquistare gli oggetti, gli eventi o i corsi, oppure fare le donazioni …
Tutto diventa più facile, comodo e vantaggioso.  Tutto in un posto solo, ovunque tu sia!

La pagina puoi personalizzarla con il logo della Associazione, la foto che vi rappresenta, i recapiti e tutti i collegamenti alle pagine social. 

Troverai la BACHECA VIRTUALE dove puoi inserire:

  • la campagna di tesseramento della Associazione;
  • le comunicazioni, con un file PDF allegato (ad esempio il regolamento del torneo, il menù della cena sociale, l’ordine del giorno dell’Assemblea eccetera);
  • la vendita di oggetti, corsi o eventi della Associazione. 

1. Clicca su “modifica” che trovi nell’immagine grande, oppure accanto al logo YZA per:

  • caricare il file per l’immagine
  • caricare il logo
  • modificare il nome
  • modificare la categoria
  • scegliere l’url con il nome che preferite: www.socyza.com/_______

2. Con il “modifica” che si trova tra il logo e il rettangolo puoi aggiungere o eliminare i TAG


3. Con il “
modifica” nel rettangolo sotto gli #potrai inserire:

  • indirizzo
  • numero di telefono
  •  email
  •  indirizzo sito internet
  • pagina facebook
  • pagina instagram

4. Nell’ultimo riquadro “
modifica” serve per inserire la descrizione della Associazione.

Crea nuovo elemento

1. Per aggiungere una COMUNICAZIONE nella bacheca clicca su Aggiungi oggetto in bacheca:

 

  • Titolo: Nome della comunicazione
  • Immagine: Immagine della comunicazione
  • File PDF
  • “Seleziona la tipologia”: Comunicazioni
  • Descrizione
  • Prezzo e Prezzo descrittivo sono campi bloccati nella comunicazione
  •  Telefono – Link – Indirizzo 
  •  Mostra fino a: inserisci la data in cui vuoi che finisca di essere visibile sulla bacheca
  • Salva e pubblica sulla Bacheca!

2. Puoi condividerla con tutti andando su “scopri di più”:

  • condividilo su Facebook
  • copia il link per condividerlo ovunque (sms, email, twitter, instagram)
  • invia il link con una e-mail
  • condividilo su whatsapp

1. Per aggiungere un Corso, Prodotto, Evento nella bacheca clicca su Aggiungi oggetto in bacheca (immagine 1):

  • Titolo: Nome del Corso o Prodotto o Evento
  • Immagine: Immagine del Corso o Prodotto o Evento
  • File PDF
  • “Seleziona la tipologia”: Corso o Prodotto o Evento
  • Descrizione: per allargare il campo della descrizione premi sull’angolo in basso a destra (con le 3 righe), tieni premuto e sposta il mouse verso il basso.
  • Prezzo e/o Prezzo descrittivo: inserisci il costo oppure scrivi il valore del Corso o del Prodotto o dell’Evento 
  •  Telefono – Link – Indirizzo 
  •  Data inizio – Data fine: abilitato per il Corso o l’Evento, non per il Prodotto
  • Mostra fino a: inserisci la data in cui vuoi che finisca di essere visibile sulla bacheca
  • Salva e pubblica sulla Bacheca!

2. Clicca su “€ Abilita Vendita” (immagine 2):

  • seleziona chi può acquistare tra: 
    – Associati con una campagna attiva,
    – tutti i Soci e associati,
    – nessuno,
    – anche verso utenti non soci (prossimamente)
  • Se i pezzi sono limitati identifica la quantità
  • Inserisci le condizioni di vendita

     

3. Puoi condividerla con tutti andando su “scopri di più”

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  • invia il link con una e-mail
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4. Nella immagine 3 qui sotto potete vedere la richiesta di acquisto.